¿Estáis pensando en instalar un sistema de videovigilancia en vuestro domicilio o comunidad de vecinos? Si estáis en ello no podéis olvidaros de notificar la creación  de un fichero con datos de carácter personal a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

Con este artículo queremos mostraros los pasos que debemos de seguir para dar de alta nuestros fichero en la AEPD. Existen dos caminos para lograrlo, con o sin certificado digital. En esta ocasión tomaremos la vía “sin certificado digital”.

El sistema telemático de la AEPD para dar de alta un fichero con datos personales se denomina NOTA. Lo primero que haremos será acceder a la sede electrónica de la AEPD.

Un a vez hayamos seleccionado “Iniciar una nueva Identificación” llega el momento de perfilar un poco nuestro fichero. ¿Público o privado? Elige la opción que se adapte a tu proceso y seleccionamos el modo “sin certificado” para la presentación de la solicitud.

Los primeros datos que tendremos que cumplimentar, el sistema NOTA,  son los relacionados con la persona física o jurídica que va a dar de alta el fichero, así como los datos necesarios para las notificaciones relativas al fichero.

Posteriormente, indicaremos el nombre y contacto del responsable del fichero. Éste puede coincidir con el declarante o no.

Una vez introducido todos los datos, el sistema NOTA nos aportará un número de identificación, que nos servirá para retomar el inscripción en caso de que tengamos que dejar el proceso a medias en cualquier momento.

Debemos seleccionar entre “alta de fichero” “modificación” y “supresión” la acción que deseemos realizar. Si seleccionamos el “alta de fichero “ podremos elegir “formulario tipo” y la subcategoría deseada. Este procedimiento activa un asistente que nos va a guiar por todo el procedimiento.

Nosotros seleccionamos “Comunidad de Propietarios” y a continuación iremos pasando por diversos puntos, los cuales no deben tocarse a menos que queramos introducir unos datos diferentes respecto a los facilitados hasta ahora. Estos apartados son:

• Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación
• Encargado de tratamiento

En el siguiente paso empezaremos a definir el fichero que vamos inscribir. Para ello deberemos de señalar el nombre del fichero, su objetivo, así como la finalidad  del mismo.

El próximo paso consiste en especificar el origen y procedencia de los datos, asó como los colectivos interesados. Como podéis ver, la aplicación nos ofrece opciones preseleccionadas, pero nosotros podemos modificarlas si lo consideramos necesario.

A la hora de elegir el tipo de dato, estructura y contenido del fichero, debemos de tener en cuenta el objetivo del mismo, y qué datos nos serán necesarios obtener para su cumplimiento.

El penúltimo de los pasos consiste en establecer el nivel de seguridad para nuestro fichero. ¿Básico, medio, alto? ¡Tu decides!

Finalmente, tendremos que descargarnos la notificación y remitirla a la Agencia de Protección de Datos para su validación y notificación posterior del alta correcta

Agencia Española de Protección de Datos

Calle Jorge Juan 6. 28001, Madrid.

Esperamos que con estos pasos, el alta de un fichero en la AEPD sea un coser y cantar para vosotr@s.